LCV Araması Nedir? LCV Teyit Araması Nasıl Yapılır?

LCV araması, davetliye telefonla ulaşıp etkinliğe katılıp katılmayacağını ve kaç kişiyle geleceğini soran görüşmedir. Çoğunlukla davetiyeye veya WhatsApp mesajına yanıt vermeyen davetliler için yapılır ve sonucu kesin katılımcı sayısına işlenir. Organizasyon firmaları bu aramaları kendi ekibiyle ya da bir LCV hizmeti aracılığıyla yürütür.

LCV araması ile LCV teyit araması arasındaki fark nedir?

LCV araması, henüz yanıt vermemiş davetliye katılım durumunu sormak için yapılır. LCV teyit araması ise daha önce yanıt vermiş veya Belirsiz kalmış davetlinin katılımını ve kişi sayısını etkinliğe yakın bir tarihte yeniden doğrulamaktır. İki görüşmenin amacı aynıdır: salona ve ikram firmasına bildirilecek sayıyı tahminden kesin bilgiye çevirmek.

LCV araması ne zaman yapılır?

LCV araması, yazılı davet ve hatırlatmalardan sonra yanıt gelmeyen davetliler için yapılır. Önce davetiye WhatsApp veya SMS ile gönderilir ve hatırlatmalar iletilir; son yanıt tarihine yaklaşırken hâlâ yanıt vermeyen davetliler aranır. Böylece telefon trafiği tüm liste yerine yalnızca yanıtsız kalan grupla sınırlı kalır. Arama saatleri davetlinin günlük düzenine uygun seçilir; çok erken ve çok geç saatlerde arama yapılmaz.

LCV araması nasıl yapılır? 5 adım

1. Tanıtım: Arayan kişi adını ve kimin adına aradığını söyler: etkinlik sahibi veya organizasyon firması.
2. Hatırlatma: Etkinliğin adı, tarihi ve yeri kısaca hatırlatılır.
3. Katılım sorusu: Davetliye katılıp katılmayacağı ve kaç kişiyle geleceği sorulur; davetin kapsadığı kişi sayısı aşılmaz.
4. Ek bilgi: Varsa alerji, çocuk misafir veya özel not alınır.
5. Kayıt: Görüşme bir çağrı durumuyla kapatılır ve sonuç davetli listesine işlenir.

Örnek LCV arama konuşması

Arayan: Merhaba, ben [Ad]; [Aile adı] ailesi / [Firma adı] adına arıyorum. [Tarih] tarihinde [mekân]'da yapılacak düğün için katılım durumunuzu öğrenmek istiyorum. Uygun musunuz?

Davetli: Evet, buyurun.

Arayan: Düğüne katılabilecek misiniz?

Davetli: Evet, katılacağız.

Arayan: Kaç kişi geleceksiniz? Davetiyeniz [X] kişiliktir.

Davetli: Eşimle birlikte iki kişi.

Arayan: Alerji veya iletmek istediğiniz özel bir durum var mı?

Davetli: Yok, teşekkürler.

Arayan: İki kişilik katılımınızı kaydettim. Görüşmek üzere, iyi günler.

Davetli kararsızsa görüşme zorlanmaz; uygun bir zamanda yeniden aranacağı söylenir ve görüşme "Daha Sonra" durumuyla kapatılır.

Ulaşılamayan davetli için ne yapılır?

Ulaşılamayan davetli farklı gün ve saatlerde yeniden aranır. Biletora'nın çağrı merkezi akışında 3 kez ulaşılamayan davetliler ayrı bir listede toplanır ve operasyon ekibi bu kişilere özel takip uygular; "daha sonra arayın" diyen davetli geri arama kuyruğuna alınır. Ulaşılamayan davetliye WhatsApp veya SMS ile kısa bir hatırlatma da gönderilebilir.

Çağrı durumları: arama sonucu nasıl kaydedilir?

Her görüşme 5 çağrı durumundan biriyle kapatılır; durum, davetli için bir sonraki adımı belirler:

Çağrı durumu	Ne zaman seçilir?	Sonraki adım
Ulaşılmadı	Telefon açılmadı veya kapalı	Farklı bir saatte yeniden aranır
Katılıyor	Davetli katılacağını ve kişi sayısını bildirdi	LCV kaydı güncellenir, masa planına aktarılır
Katılmıyor	Davetli katılamayacağını bildirdi	LCV kaydı güncellenir
Daha Sonra	Davetli karar veremedi veya görüşmeye uygun değil	Geri arama kuyruğuna alınır
Sahibine Dönüş	Davetli etkinlik sahibiyle görüşmek istedi	Görüşme etkinlik sahibine yönlendirilir

LCV aramasında KVKK nasıl dikkate alınır?

LCV araması sırasında davetlinin adı, telefon numarası ve katılım bilgisi işlendiği için süreç KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında yürütülür. Telefon numaraları yalnızca davet ve katılım takibi için kullanılır; görüşme kayıtları yetkisiz kişilerle paylaşılmaz. Ayrıntılar etkinlikte KVKK ve misafir veri güvenliği rehberindedir.

LCV aramasını kendiniz mi yaparsınız, LCV hizmeti mi alırsınız?

Davetli listesi kısaysa aramaları aile veya ekip kendisi yapabilir. Yüzlerce davetlinin olduğu düğünlerde ve aynı hafta birden fazla etkinlik yürüten organizasyon firmalarında arama yükü günler sürer; bu durumda LCV hizmeti alınır. Biletora'da davetiye önce WhatsApp ile gönderilir ve çağrı merkezi araması yalnızca WhatsApp'tan dönüş alınamayan davetliler için yapılır; arama hizmetinin ücreti 27,9 TL (kişi başına). Görüşmeler firma adına yapılır ve kayıt altına alınır; ayrıntılar LCV hizmeti sayfasındadır.