LCV sistemi, davetlilerin katılım yanıtlarını Katılıyor, Katılmıyor ve Belirsiz olarak tek panelde toplayan ve her yanıtın kaynağını kaydeden katılım yönetim sistemidir. Biletora'da davetiye ve LCV linki WhatsApp ile gider, dönüş yapmayan davetliler çağrı merkezi tarafından aranır, yanıtlar +1 haklarıyla birlikte masa planına ve QR girişe bağlanır. Biletora Türkiye'nin ilk mobil LCV uygulamasıdır; Web, iOS (App Store) ve Android (Google Play) üzerinde çalışır ve bugün 25 ilde 150'den fazla organizasyon firması tarafından kullanılır.
LCV sisteminizi kurun: Web, iOS ve Android'de Biletora ile katılım yanıtlarını tek panelde toplayın.LCV sistemi, her davetlinin katılım durumunu Katılıyor, Katılmıyor ve Belirsiz olmak üzere üç durumda toplayan ve yanıtları anlık güncelleyen katılım yönetim katmanıdır. LCV, 'Lütfen Cevap Veriniz' ifadesinin kısaltmasıdır; uluslararası karşılığı RSVP'dir. Davetli yanıtını değiştirdiğinde sistem yeni durumu anında panele yazar. Biletora her yanıtın kaynağını da kaydeder: dijital link, manuel giriş veya çağrı merkezi.
Dijital LCV sistemi, davetlinin yanıtını linkten alıp panele anlık işler; kâğıt LCV'de yanıt telefonla veya mesajla gelir ve elle bir listeye yazılır. Dijital sistemde davet edilen kişi sayısı, yanıtın kaynağı ve tarihi otomatik kaydedilir, yanıt vermeyen davetliler filtrelenir. Kâğıt LCV'de bu bilgiler ancak ayrı bir tabloda tutulduğunda görünür ve son dakika değişiklikleri masa planına elle taşınır.
Online LCV sistemi 6 adımda çalışır. Davetli listesi Excel dosyasından veya telefon rehberinden panele aktarılır. Davetiye ve LCV linki WhatsApp ile gönderilir; mesaj teslim edilemezse SMS devreye girer. Davetli linki açar, numarası davetli listesinde doğrulanır ve kaç kişilik katılım hakkı olduğunu görür. Davetli katılım durumunu ve gelecek kişi sayısını seçer; yanıt panele anlık düşer. Hatırlatmalar etkinliğe 10, 5 ve 2 gün kala otomatik gider, dönüş yapmayanlar çağrı merkezi tarafından aranır. Katılıyorum yanıtları masa planına yerleşir ve etkinlik günü QR kod ile giriş yapılır.
Yanıt kaynağı takibi, her LCV kaydının dijital link, manuel veya çağrı merkezi etiketiyle işaretlenmesiyle çalışır. Davetli WhatsApp veya SMS ile gelen davet linkinden yanıt verdiğinde kayıt dijital olarak; ekip yanıtı panele elle girdiğinde manuel olarak; çağrı merkezi davetliyi aradığında çağrı merkezi olarak işaretlenir. Her yanıtın tarihi kaydedilir, böylece son durum ve değişiklik geçmişi izlenir. Belirsiz kalan davetliler filtrelenir ve çağrı merkezi tarafından aranır.
Biletora LCV sisteminde her davetli, kendisine tanınan +1 hakkı kadar refakatçi ekleyerek katılımcı sayısını bildirir. Davetli yanıt verirken alerjen bilgisi ve çocuk davetli olup olmadığı gibi detayları da girer; bu veriler katering ve oturma planlaması için panele düşer. Toplam katılımcı sayısı +1 hakları ile birlikte anlık hesaplanır. Veriler KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında işlenir.
Hayır. Biletora'da LCV linki telefon numarasını davetli listesiyle doğrular; listede olmayan bir numarayla katılım kaydı alınmaz ve kişiden etkinlik sahibiyle iletişime geçmesi istenir. Numarası listede bulunan davetli, bu etkinlik için kaç kişilik katılım hakkı olduğunu ekranda görür ve gelecek kişi sayısını bu sınıra göre seçer. Bu kontrol, davet linkinin başkalarına iletilmesiyle oluşan davetsiz yanıtları ve şişen misafir sayısını önler.
LCV sisteminde yanıt toplama iki aşamada tamamlanır. İlk aşamada davetiye WhatsApp ile gider ve etkinlik hatırlatması 10, 5 ve 2 gün kala otomatik gönderilir. İkinci aşamada WhatsApp'tan dönüş alınamayan veya Belirsiz kalan davetliler, firma adına çalışan çağrı merkezi tarafından aranır; görüşmeler kayda alınır ve sonuç LCV kaydına işlenir. Bu yapıya LCV hizmeti denir ve arama ücreti yalnızca aranan davetliler için oluşur.
Akıllı LCV sistemi, organizatörün elle yaptığı takip işlerini kurallara bağlar. Biletora'da davetli linki açtığında numarası davetli listesinde doğrulanır ve katılım hakkı sınırı uygulanır; WhatsApp mesajı teslim edilemeyen davetliye SMS gider; hatırlatmalar 10, 5 ve 2 gün kala otomatik gönderilir; Belirsiz kalan davetliler çağrı merkezinin arama listesine düşer; katılıyorum yanıtları masa planında atanabilir hale gelir.
LCV sistemi, yanıt verilerini masa gruplandırmasına ve oturma düzenine kadar inen bir operasyona bağlar. Katılıyor yanıtı veren davetliler ve +1 refakatçileri masalara yerleştirilir; alerjen ve çocuk davetli bilgisi planlamaya yansır. Etkinlik günü masa bilgisi masa bildirim SMS'i ile gider, misafir Masanızı Bulun ekranında adını yazarak masasını görür. Katılıyorum diyen her davetliye kişiye özel QR kod oluşturulur; kod kapıda okutulduğunda davetsiz katılımcı tespit edilir ve içerideki kişi sayısı anlık görünür.
Profesyonel LCV sistemi, yanıt toplamanın ötesinde organizasyon ekibinin operasyon işini üstlenir: yanıt vermeyen davetlileri firma adına arayan çağrı merkezi, çoklu etkinlik paneli, kapı kontrolünü yürüten hostes paneli ve raporlanan çağrı merkezi görüşmeleri. Organizasyon firmaları aynı hafta yürüttükleri düğün, nişan ve kurumsal davetleri ayrı kayıtlar olarak yönetir; her etkinliğin yanıtları, masa planı ve giriş kayıtları birbirinden bağımsız tutulur.
LCV raporları etkinliğin katılım durumunu tek ekranda gösterir: davet edilen kişi sayısı, Katılıyor, Katılmıyor ve Belirsiz yanıtlar, refakatçilerle birlikte net katılımcı sayısı ve yanıt vermeyen davetliler. Yanıtlar kaynağına göre (dijital link, manuel giriş, çağrı merkezi) ayrılır; davetli grupları seçilerek aile, arkadaş veya kurumsal davetli bazında filtrelenir. Etkinlik günü giriş kayıtları ve masa doluluğu aynı panele eklenir; kaç kişinin giriş yaptığı ve kaç kişinin gelmediği anlık görünür.
Etkinlik sonrası geri bildirim, misafire SMS ile gönderilen kişiye özel memnuniyet anketi linkiyle toplanır. Anket organizasyon firmasının veya mekânın adı ve logosuyla açılır; misafir deneyimini 1–5 puanla değerlendirir, evet/hayır sorularını yanıtlar ve isterse görüşünü yazar. Link kişiye özel olduğu için yanıt ilgili davetliyle eşleşir ve anket sayfası arama motorlarında dizine eklenmez. Böylece LCV ile başlayan davetli süreci etkinlik sonrası değerlendirmeyle tamamlanır.
En kolay LCV sistemi tek bir özellikle değil, davetlinin yaşadığı akışla anlaşılır. Davetli uygulama indirmez, üye olmaz ve şifre oluşturmaz; WhatsApp veya SMS ile gelen linke dokunur, telefon numarasını doğrular ve katılım durumunu seçer. Etkinliğin tarihi, konumu ve otopark bilgisi aynı sayfada göründüğü için davetli yanıt vermeden önce ek soru sormaz. Sistemleri karşılaştırırken davetlinin linkten yanıta kaç adımda ulaştığını sayın.
Kolay kullanılan LCV sistemi organizatörün iş yükünü azaltır. Biletora'da davetli listesi Excel'den toplu aktarılır, telefon numaraları otomatik düzenlenir ve tüm yanıtlar tek ekranda görünür. Yanıt vermeyenler tek filtreyle listelenir, masa ataması aynı listeden yapılır. Panel Web, iOS ve Android'de aynı veriyle çalışır; organizatör yanıtları ofisten veya telefondan izler.
Sorunsuz LCV sistemi, bir kanal ulaşmadığında süreci durdurmaz. WhatsApp mesajı teslim edilemezse davetiye aynı davetliye SMS ile gider; yurt dışı numaralarda WhatsApp ulaşmazsa bilgilendirme e-postayla yapılır. Yanıt gelmeyen davetli hatırlatmalardan sonra çağrı merkezi tarafından aranır, 3 kez ulaşılamayan davetliler ayrı listede özel takibe alınır. LCV sürecinde sık yapılan hatalar ve çözümleri ayrı bir rehberde anlatılır.
Güvenilir LCV sistemi davetli verisini korur ve her yanıtın izini tutar. Biletora'da davetli verisi KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında işlenir ve yalnızca yetkili panel kullanıcılarına gösterilir. Çağrı merkezi görüşmeleri kayıt altına alınır; her yanıtın kaynağı (dijital link, manuel giriş, çağrı merkezi) ve tarihi kaydedilir. LCV linki davetli listesiyle doğrulandığı için listede olmayan bir numarayla katılım kaydı alınmaz.
Eksiksiz LCV sistemi davetiyeden girişe kadar 5 adımı aynı davetli listesinde toplar: dağıtım, yanıt, arama, masa planı ve giriş. Davetiye WhatsApp, SMS, link ve QR kodla dağıtılır; yanıtlar linkten, manuel girişten ve çağrı merkezinden aynı listeye düşer; katılıyorum diyen davetliler masa planına yerleşir ve etkinlik günü kişiye özel QR kodla karşılanır. Adımlardan biri ayrı bir araçta kaldığında liste bölünür ve sayı tutmaz.
Kesin sonuç veren LCV sistemi tahmine değil teyitli yanıta dayanır. Linkten yanıt vermeyen davetli telefonla aranır, davetli olmayan numaralar forma yanıt veremez ve davetliler kendilerine tanımlanan kişi sayısını aşamaz. Salona bildirilecek sayı Katılıyor yanıtlarının kişi sayılarından hesaplanır; etkinlik günü giriş kayıtları gerçek katılımı gösterir.
LCV sistemi, katılım sayısının maliyeti belirlediği her etkinlik için uygundur: düğün, nişan, kına, sünnet, mezuniyet, gala, bayi toplantısı ve kurumsal davet. Organizasyon firmaları ve wedding planner'lar birden fazla etkinliği çoklu etkinlik paneliyle yönetir; düğün salonları ve oteller her etkinliğin davetli listesini ayrı kayıtta tutar. Kurumsal etkinliklerde davetli grupları ile katılımcılar firma veya departman bazında filtrelenir.
LCV sistemi fiyatı, etkinlik başına sistem açılış ücreti ile kullanılan iletişim hizmetlerinin kişi başı ücretlerinden oluşur: WhatsApp LCV gönderimi, çağrı merkezi araması ve masa bildirim SMS'i. Yakın çevre olarak işaretlenen misafirlerden ücret alınmaz ve çağrı merkezi araması yalnızca WhatsApp'tan dönüş alınamayan davetlilere uygulanır. Birim fiyatlar ve 300 kişilik örnek hesaplama fiyatlandırma sayfasında yer alır.
| Yöntem | Yanıt toplama | Yanıt vermeyenler | Masa planı ve giriş |
|---|---|---|---|
| Kâğıt davetiye ve telefon | Davetli arar veya tek tek aranır | Ekip telefonla takip eder | Ayrı listelerde elle hazırlanır |
| Excel tablosu | Yanıtlar tabloya elle işlenir | Takip listesi elle çıkarılır | Masa planı ayrı dosyada tutulur |
| Tek başına davetiye linki | Yanıt linkten gelir | Arama ve takip ayrıca planlanır | Masa planı ayrı araçta yapılır |
| Biletora LCV sistemi | WhatsApp linki, çağrı merkezi ve manuel giriş tek panelde | Otomatik hatırlatma ve firma adına çağrı merkezi | Yanıtlar masa planına ve QR girişe bağlanır |
LCV sistemi Katılıyor, Katılmıyor ve Belirsiz olmak üzere üç yanıt durumunu destekler. Davetli yanıtını değiştirdiğinde durum anlık güncellenir ve yanıt tarihi kaydedilir.
LCV sistemi yanıtları toplayan ve raporlayan yazılımdır; LCV hizmeti ise yanıt vermeyen davetlilerin çağrı merkezi tarafından aranmasıdır. Biletora ikisini aynı panelde sunar.
Hayır. Davetli WhatsApp veya SMS ile gelen linke dokunur, telefon numarasını doğrular ve katılım durumunu seçer; uygulama indirmesi veya şifre oluşturması gerekmez.
Evet. Her LCV yanıtı dijital link, manuel veya çağrı merkezi olarak etiketlenir. Böylece yanıtın hangi kanaldan geldiği panelden ayırt edilir.
Davetli, kendisine tanınan +1 hakkı kadar refakatçi ekleyerek katılımcı sayısını bildirir. Toplam katılımcı sayısı +1 hakları ile birlikte panelde anlık hesaplanır.
Alerjen ve çocuk davetli bilgisi, katering ve masa gruplandırması planlaması için toplanır. Bu veriler KVKK kapsamında işlenir ve etkinlik yönetimi amacıyla kullanılır.
