Organizasyon Firmalarının Operasyon Maliyetlerini Düşüren Çözümler

Organizasyon Firmaları Operasyon Maliyetini Nasıl Düşürür?

Organizasyon firmaları operasyon maliyetini davetiye dağıtımı, LCV (Lütfen Cevap Veriniz / RSVP) takibi, davetli arama ve giriş kontrolünü tek sistemde toplayarak düşürür. Bu kalemler ayrı ayrı yürütüldüğünde personel saati, telefon gideri ve baskı maliyeti birikir; tek panelde birleştirildiğinde tekrar eden manuel iş ortadan kalkar. Maliyet düşüşünün kaynağı, bir etkinlikte harcanan adam-saatin azalması ve hataya bağlı kayıpların önlenmesidir.

Biletora, organizasyon firmaları ve wedding planner'lar için B2B teknoloji ve operasyon tedarikçisidir. Türkiye'nin ilk ve tek mobil LCV uygulaması olarak bugün 25 ilde 150'den fazla organizasyon firması tarafından kullanılır. Web, iOS (App Store) ve Android (Google Play) üzerinden çalışır.

Organizasyon Operasyonunda Maliyeti Yükselten Kalemler Hangileri?

Organizasyon operasyonunda maliyeti yükselten kalemler manuel davetli arama, baskı, dağıtım personeli ve giriş kontrolündeki iş gücüdür. Bir etkinlikte 300 davetlinin tek tek aranması, yanıtların kâğıda işlenmesi ve girişte isim listesinin elle kontrol edilmesi, firmanın aynı işe birden fazla kişi ayırmasına yol açar. Hatalı katılım tahmini ise ikram ve sandalye sayısında fazla veya eksik sipariş demektir.

Maliyeti yükselten başlıca kalemler şunlardır:

• Davetli arama: Her davetlinin teyit için tek tek aranması, kişi başına dakikalarca telefon süresi.
• Kâğıt davetiye: Tasarım, baskı ve elden dağıtım gideri.
• LCV takibi: Yanıtların Excel veya deftere elle işlenmesi ve güncel tutulması.
• Giriş kontrolü: Kapıda isim listesiyle manuel doğrulama ve davetsiz girişlerin fark edilememesi.
• Hatalı katılım tahmini: Net olmayan sayıya göre verilen fazla ikram ve oturma siparişi.

Davetiye Dağıtımı ve Davetli Arama Maliyeti Nasıl Azalır?

Davetiye dağıtımı ve davetli arama maliyeti, WhatsApp ve SMS ile dağıtım ve firma adına çalışan çağrı merkezi kullanılarak azalır. Biletora davetiyeyi WhatsApp ve SMS üzerinden davetli listesine ulaştırır; tek tek elden dağıtım ve baskı kalemini ortadan kaldırır. Davetlilerin teyidi için ise firma personeli telefon başında oturmak zorunda kalmaz.

Biletora, şirkete özel LCV hattı ve profesyonel çağrı merkezi sunar. Çağrı merkezi davetlileri organizasyon firmasının adına arar, katılım yanıtını toplar ve görüşmeler kayda alınır. Böylece arama işi firmanın kendi ekibinden alınıp tedarikçiye devredilir; firma aynı sayıda etkinliği daha az personelle yönetir. Şifresiz ve linksiz kullanım sayesinde davetli, organizatörü bulup etkinliği açar ve telefonunu doğrulayarak yanıt verir.

LCV ve Katılım Takibi Maliyeti Nasıl Kontrol Altına Alınır?

LCV ve katılım takibi maliyeti, yanıtların tek panelde toplanması ve anlık net katılım raporu ile kontrol altına alınır. Biletora her davetlinin yanıtını Katılıyor, Katılmıyor ve Belirsiz olarak ayırır; toplam net katılım sayısı anlık olarak panele düşer. Yanıtların deftere veya Excel'e elle işlenmesi gereği ortadan kalkar, bu da güncelleme için harcanan personel saatini düşürür.

Net katılım sayısının kesinleşmesi ikram, sandalye ve masa siparişini gerçek rakama göre vermeyi sağlar. 300 davetlinin gönderildiği bir etkinlikte yalnızca 210'unun katıldığı anlık görülürse, fazla ikram ve fazla oturma siparişi engellenir. Bu doğrudan etkinlik başına gider tasarrufudur.

QR ile Giriş Kontrolü Operasyon Yükünü Nasıl Hafifletir?

QR ile giriş kontrolü, kişiye özel QR kodun kapıda okutulmasıyla operasyon yükünü hafifletir. Biletora her davetliye özel bir QR kod üretir; davetli girişte bunu okutur ve kaydı anında doğrulanır. Kapıda isim listesini elle aramak yerine kod okutulduğu için giriş hızlanır ve daha az hostes ile aynı kapı yönetilir.

QR ile giriş kontrolü davetsiz tespitine de izin verir: yalnızca geçerli QR kodu olan kişi içeri alınır ve içerideki kişi sayısı anlık takip edilir. Bu, hem güvenlik kalemini hem de kapıdaki personel sayısını düşürür. Giriş verisi LCV ile birleştiğinde firma kim geldi kim gelmedi sorusunu rapor üzerinden yanıtlar.

Masa Planı ve Misafir Etkileşimi Hangi Maliyetleri Düşürür?

Masa planı ve misafir etkileşimi, oturma düzeninde tekrar eden manuel düzenleme ve ek personel maliyetini düşürür. Biletora dijital masa planı ile masa ve grup yönetimini panelden yürütür; katılımı kesinleşen misafirler masalara yerleştirilir ve değişiklik tek ekranda yapılır. Kâğıt üzerinde çizilen ve her değişiklikte yeniden yapılan oturma düzeni ortadan kalkar.

Anı Kartı özelliği, masadaki QR kod ile misafirlerden fotoğraf ve video toplar; misafir uygulama indirmeden katkı verir. Bu, ayrı bir fotoğraf toplama hizmeti ya da ek ekipman maliyetini gereksiz kılar. Kurumsal etkinliklerde katılımcı yönetimi de aynı panelden yürütülür, böylece düğün, nişan ve kurumsal etkinlik tek sistemde toplanır.

Tek Sistemde Toplama Neden Maliyet Düşürür?

Tek sistemde toplama, ayrı araçlar arasındaki veri aktarımını ve mükerrer işi ortadan kaldırdığı için maliyet düşürür. Davetiye dağıtımı, LCV takibi, çağrı merkezi, QR ile giriş ve masa planı ayrı uygulamalarda yürütüldüğünde her aşamada verinin elle taşınması gerekir; tek panelde birleştiğinde aynı veri bir kez girilir ve tüm aşamalarda kullanılır. Bu, etkinlik başına adam-saati azaltır.

Biletora bu kalemleri tek sistemde toplar ve davetli iletişim verilerini KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında etkinlik yönetimi amacıyla işler. 25 ilde 150'den fazla organizasyon firması aynı sistem üzerinden davetiye, katılım ve giriş süreçlerini yürütür.