Tek Panelden WhatsApp, SMS ve Çağrı Merkezi Yönetimi Nasıl Yapılır?

Tek Panelden WhatsApp, SMS ve Çağrı Merkezi Yönetimi Nedir?

Tek panelden WhatsApp, SMS ve çağrı merkezi yönetimi, davetli ile kurulan tüm iletişim kanallarını tek bir ekrandan yürütmektir. WhatsApp ve SMS ile davetiye gönderilir, yanıt vermeyenler firma adına çağrı merkezinden aranır ve toplanan LCV (Lütfen Cevap Veriniz) yanıtları aynı panele düşer. Biletora bu üç kanalı organizasyon firmaları ve wedding planner'lar için tek operasyon ekranında birleştirir.

Biletora, Türkiye'nin ilk ve tek mobil LCV uygulamasıdır ve bugün 25 ilde 150'den fazla organizasyon firması tarafından kullanılır. Sistem yalnızca davetiye linki üretmez; davetli dağıtımını, firma adına arayan çağrı merkezini, QR ile giriş kontrolünü ve masa planını aynı yapı içinde tutar. Web, iOS (App Store) ve Android (Google Play) üzerinden çalışır.

Neden WhatsApp, SMS ve Çağrı Merkezi Tek Panelde Toplanır?

Üç kanal tek panelde toplanır çünkü dağınık iletişim davetli verisini parçalar. WhatsApp'tan gönderilen davetiye, ayrı bir SMS aracı ve elle tutulan çağrı kayıtları ayrı yerlerde durduğunda kim yanıtladı, kim arandı, kim geliyor bilgisi tek listede görünmez. Tek panel, her davetlinin hangi kanaldan ulaşıldığını ve son durumunu aynı satırda gösterir.

Organizasyon firması açısından kazanç üç başlıkta toplanır:

• Tek davetli kaydı: Bir davetli için WhatsApp, SMS ve çağrı geçmişi aynı kayıtta tutulur.
• Tekrar eden işin azalması: Yanıt veren davetli otomatik işaretlenir, yalnızca yanıt vermeyenler aranır.
• Anlık net katılım: Katılıyor / Katılmıyor / Belirsiz sayıları tek ekranda güncellenir.

WhatsApp ve SMS Davetiye Dağıtımı Nasıl Yapılır?

WhatsApp ve SMS davetiye dağıtımı, davetli listesinin panele yüklenmesi ve davetiyenin kanal seçilerek gönderilmesiyle yapılır. Davetli ad ve telefon bilgisiyle eklenir; davetiye sayfası ve kişiye özel bağlantı oluşturulduktan sonra WhatsApp veya SMS üzerinden iletilir. Davetli linke dokunduğunda davetiye sayfası açılır ve katılım yanıtını verir.

Akış şu sırayla ilerler:

• Liste yükleme: Davetliler ad ve telefon numarasıyla panele eklenir.
• Kanal seçimi: Davetiye WhatsApp ya da SMS ile gönderilir.
• Yanıt toplama: Davetli Katılıyor / Katılmıyor / Belirsiz seçeneklerinden birini işaretler.
• Takip: Yanıt vermeyen davetliler bir sonraki adımda çağrı merkezine düşer.

Davetli uygulama indirmeden, şifre ve link ezberlemeden katılır: organizatörü bul, etkinliği aç, telefonu doğrula adımıyla davetiyeye ulaşır.

Firma Adına Çalışan Çağrı Merkezi Nasıl İşler?

Firma adına çalışan çağrı merkezi, WhatsApp ve SMS'e yanıt vermeyen davetlileri organizasyon firmasının adıyla arayarak LCV toplar. Biletora şirkete özel bir LCV hattı tanımlar; çağrı merkezi davetliyi firma adına arar, katılım durumunu sorar ve yanıtı panele işler. Görüşmeler kayda alınır, böylece her arama izlenebilir ve doğrulanabilir.

Bu yapı, davetli sayısı yüksek etkinliklerde elle telefon açma yükünü ortadan kaldırır. Wedding planner ya da organizasyon firması, davetliyi kendi markası altında arayan bir hat kurar; davetli için arama, çalıştığı firmadan gelmiş gibi görünür.

Çağrı merkezi adımı tek panele şu verileri ekler:

• Aranan davetli ve görüşme sonucu (Katılıyor / Katılmıyor / Belirsiz).
• Görüşme kaydı ve arama zamanı.
• Tekrar aranması gereken davetli işareti.

Toplanan Yanıtlar Tek Panelde Nasıl Raporlanır?

Toplanan yanıtlar tek panelde anlık net katılım raporu olarak görünür. WhatsApp, SMS ve çağrı merkezinden gelen tüm yanıtlar aynı ekrana akar; Katılıyor, Katılmıyor ve Belirsiz sayıları davetli listesi büyüdükçe canlı güncellenir. Davet sahibi ya da firma, toplam katılımcı sayısını ve hangi davetliye hangi kanaldan ulaşıldığını tek bakışta görür.

Katılım verisi etkinlik gününü de besler. Net katılım sayısı dijital masa planına aktarılır; davetliler masa ve grup düzenine yerleştirilir. Etkinlik girişinde kişiye özel QR kod ile giriş kontrolü yapılır: hostes QR kodu okuttuğunda davetli doğrulanır, içerideki kişi sayısı sayılır ve davetsiz giriş tespit edilir.

Toplanan iletişim ve katılım bilgileri KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında, etkinlik yönetimi amacıyla işlenir ve panele tanımlı erişimle görüntülenir.

Hangi Etkinliklerde Tek Panel İletişim Kullanılır?

Tek panel iletişim, davetli dağıtımı ve katılım takibi gereken her organizasyonda kullanılır. Düğün, nişan, kına ve söz gibi sosyal etkinliklerle kurumsal etkinlikler bu yapıya uygundur. Davetli sayısı yükseldikçe WhatsApp, SMS ve çağrı merkezinin tek panelde toplanması, dağıtım ve LCV takibini tek ekiple yönetilebilir hâle getirir.

Kurumsal etkinliklerde tek panel, katılımcı yönetimini ve giriş raporunu dijitalleştirir. Etkinlik sırasında masadaki QR kod ile çalışan Anı Kartı, misafirlerden uygulama indirmeden fotoğraf ve video toplar; bu içerik de davetli kaydıyla birlikte aynı yapıda saklanır.