Dernek Genel Kurul Katılım Yazılımı ve Etkinlik Yönetimi

Genel kurulda nisap ve yoklama nasıl takip edilir?

Genel kurulun geçerli sayılması için tüzükte belirlenen nisabın sağlanması gerekir; bu da doğru yoklamayla mümkündür. Biletora, üye listesini panele aktardıktan sonra her üye için katılım yanıtı (LCV) toplar ve katılıyorum diyen üyeye kişiye özel QR kod üretir. Toplantı günü girişte QR okutulur, sistem yoklamayı gerçek giriş kayıtlarına dayanarak anlık tutar. Salonda bulunan üye sayısı, nisabın sağlanıp sağlanmadığı ve vekaleten katılımlar tek ekranda görünür. Böylece divan başkanlığı, tahmine değil kayda dayalı bir katılım tablosuyla toplantıyı açar ve nisap tartışmalarının önüne geçilir.

Üyeleri aidat ve üye listesiyle nasıl davet edersiniz?

Dernek ve vakıflarda davet, dağınık telefon rehberiyle değil güncel üye listesiyle yapılmalıdır. Biletora, üye ve aidat kayıtlarınızı panele alır; aktif üyeler, borçlu üyeler veya belirli şubeler gibi gruplara ayrı davet göndermenize imkan tanır. Genel kurul çağrısı, gündem maddeleri ve toplantı yeri dijital davetiye olarak WhatsApp ve SMS ile toplu iletilir. Yanıt vermeyen üyeler için firmanız adına çalışan gerçek insan çağrı merkezi ekibi devreye girer; otomatik sesli arama değil, gerçek bir görüşmeyle katılım teyidi alınır. Tüm yanıtlar tek panelde toplanır, kimin çağrıldığı ve kimin yanıt verdiği kayıt altında kalır.

Girişte kalabalık üye akışı QR ile nasıl yönetilir?

Kalabalık bir genel kurulda kayıt masasında sıra birikmesi, imza föyü karmaşası ve kimlik doğrulama gecikmeleri sık yaşanır. Biletora'nın QR kod ile giriş kontrolü, katılıyorum diyen her üyenin kişiye özel QR kodunu girişte okutmasıyla çalışır. Sistem üyeyi listeyle eşleştirir, girişi saniyeler içinde kaydeder ve listede olmayan kişileri tespit eder. Böylece yalnızca oy hakkı olan üyeler salona alınır, imza yükü dijital yoklamaya taşınır. Çok sayıda üyenin kısa sürede giriş yaptığı toplantılarda oturma düzeni de dijital masa planıyla hazırlanır; divan, delege ve onur konuğu yerleşimi önceden tanımlanır.

Toplantı sonrası katılım raporu ve arşiv nasıl alınır?

Genel kurul tutanağı ve resmi bildirimler için net bir katılım kaydı gerekir. Biletora, toplantı boyunca kaç üyenin davet edildiğini, kaçının katıldığını, kaçının katılmadığını ve salona giriş yapan gerçek üye sayısını anlık raporlar. Katılım oranları, yoklama listesi ve QR giriş kayıtları panelden dışa aktarılabilir; bu veriler nisap tespitini ve tutanak eklerini belgelemenizi kolaylaştırır. Üyelerin çektiği fotoğraf ve videolar Anı Kartı QR koduyla tek dijital albümde toplanabilir, böylece etkinlik arşivi de dijitalleşir. Tüm süreç KVKK (6698 sayılı Kanun) kapsamında yürütülür ve üye verileri güvenle işlenir.

Sıkça Sorulan Sorular

Genel kurulda nisap yoklamasını Biletora otomatik hesaplar mı?+

Evet. Girişte QR okutulan üyeler gerçek zamanlı sayılır; salondaki üye sayısı ve nisabın sağlanıp sağlanmadığı panelde anlık görünür, böylece yoklama tahmine değil kayda dayanır.

Üyeleri aidat veya üye listesine göre gruplayıp davet edebilir miyim?+

Evet. Üye ve aidat kayıtlarınızı panele aktarabilir, aktif üyeler veya belirli şubeler gibi gruplara WhatsApp ve SMS ile ayrı davet gönderebilirsiniz.

Yanıt vermeyen üyeler için ne yapılır?+

Yanıt vermeyen üyeler, firmanız adına çalışan gerçek insan çağrı merkezi ekibi tarafından aranır. Otomatik sesli arama değil, gerçek bir görüşmeyle katılım teyidi alınır ve sonuç panele işlenir.

Üye verileri KVKK kapsamında güvende mi?+

Evet. Biletora KVKK (6698 sayılı Kanun) uyumludur; üye listesi, aidat ve katılım verileri yalnızca genel kurul yönetimi amacıyla güvenle işlenir.

← Çözümler

Dernek ve Vakıf Genel Kurulu için Katılım, Yoklama ve Etkinlik Yönetimi

Genel kurulda nisap ve yoklama nasıl takip edilir?

Üyeleri aidat ve üye listesiyle nasıl davet edersiniz?

Girişte kalabalık üye akışı QR ile nasıl yönetilir?

Toplantı sonrası katılım raporu ve arşiv nasıl alınır?

Sıkça Sorulan Sorular