Dijital Davetiye ve LCV Sistemi ile Profesyonel Organizasyon Yönetimi

Dijital davetiye ve LCV sistemi, bir etkinliğin davet dağıtımı, katılım takibi ve kapı kontrolü süreçlerini tek platformda birleştiren operasyon altyapısıdır. Organizasyon firmaları ve wedding planner'lar için bu sistem, manuel davetli listesi, telefonla tek tek arama ve kapıda isim okuma gibi zaman alan işleri otomatikleştirir. Biletora, bu süreçlerin tamamını web, iOS ve Android üzerinden yöneten bir B2B teknoloji ve operasyon tedarikçisidir.

Dijital davetiye ve LCV sistemi nedir?

Dijital davetiye, davetlilere WhatsApp veya SMS ile gönderilen elektronik davettir; LCV ise davetlinin katılım durumunu (Katılıyor, Katılmıyor, Belirsiz) bildirdiği yanıt sistemidir. İkisi birleştiğinde organizasyon firması, kaç kişinin geleceğini etkinlikten önce kesin olarak görür. Biletora bu yapıyı tek platforma taşır: davetiye gönderilir, yanıtlar toplanır ve anlık net katılım raporu üretilir.

Geleneksel yöntemde davetli listesi Excel'de tutulur, yanıtlar telefonla toplanır ve son sayım belirsiz kalır. Dijital sistemde her davetlinin yanıtı kayıt altına alınır; firma masa sayısı, ikram miktarı ve personel planlamasını gerçek veriye göre yapar.

Çağrı merkezi ve şirkete özel LCV hattı nasıl çalışır?

Biletora, davetlileri organizasyon firması adına arayan profesyonel bir çağrı merkezi ve şirkete özel LCV hattı sunar. Davetliler firmanın adıyla aranır, katılım durumu sorulur ve görüşmeler kayda alınır. Bu, davetli listesi büyük olan düğün, kurumsal lansman ve toplu etkinliklerde yanıt oranını yükseltir.

WhatsApp ve SMS davetiyesine yanıt vermeyen davetliler için çağrı merkezi devreye girer. Böylece firma, sadece dijital kanaldan ulaşamadığı kişileri telefonla teyit eder ve katılım sayısı netleşir. Görüşme kayıtları, anlaşmazlık durumunda kanıt niteliği taşır ve operasyon şeffaflığı sağlar.

Şifresiz ve linksiz kullanım

Davetli tarafında karmaşık bir süreç yoktur. Davetli organizatörü bulur, etkinliği açar ve telefon numarasını doğrular; ayrı bir uygulama indirme veya şifre oluşturma zorunluluğu olmaz. Bu, özellikle yaş aralığı geniş davetli gruplarında yanıt oranını korur.

QR kod ile giriş kontrolü etkinlik güvenliğini nasıl artırır?

Her davetliye kişiye özel QR kod tanımlanır ve kapıda bu QR kod okutularak giriş kontrolü yapılır. Sistem, içeride o an kaç kişi olduğunu gösterir ve davetsiz girişleri tespit eder. Daha önce okutulmuş bir QR kodun tekrar kullanılması engellenir.

QR ile giriş kontrolü, kapıda isim listesi okuma kuyruğunu ortadan kaldırır. Organizasyon firması, davetlinin geldiği anı zaman damgasıyla kaydeder; bu veri etkinlik sonrası raporlamada katılımın gerçek fotoğrafını verir. Kurumsal etkinliklerde katılımcı yönetimi de aynı altyapıyla yürütülür.

Masa planı ve Anı Kartı etkinlik deneyimini nasıl tamamlar?

Dijital masa planı, davetlilerin masalara ve gruplara atanmasını yönetir; firma sürükle-bırak mantığıyla oturma düzenini etkinlikten önce hazırlar. Katılım yanıtları masa planına bağlı olduğundan, son anda gelmeyen davetliye göre düzen güncellenir. Bu, ikram ve protokol oturma düzeni gerektiren organizasyonlarda hata payını azaltır.

Anı Kartı, masadaki QR kod aracılığıyla misafirlerden fotoğraf ve video toplayan özelliktir. Misafir uygulama indirmeden masadaki QR kodu okutur ve içerik paylaşır. Etkinlik sonunda tüm görseller tek yerde toplanır; çiftler ve kurumsal müşteriler için profesyonel bir anı arşivi oluşur.

Tek platformda toplanan operasyon

• Davet dağıtımı: WhatsApp ve SMS ile davetiye gönderimi
• Katılım yönetimi: Katılıyor, Katılmıyor, Belirsiz yanıtları ve anlık net rapor
• Çağrı merkezi: Firma adına arama, şirkete özel LCV hattı, kayıtlı görüşmeler
• Giriş kontrolü: Kişiye özel QR kod, davetsiz tespiti, içerideki kişi sayısı
• Masa planı: Masa ve grup yönetimi, oturma düzeni
• Anı Kartı: Masadaki QR ile foto ve video toplama

KVKK ve veri güvenliği açısından dijital sistemin avantajı

Dijital davetiye ve LCV sisteminde davetli verileri tek platformda saklanır ve erişim firma tarafından yönetilir. Excel dosyalarının e-posta ile dolaşması yerine veriler merkezi olarak işlenir; bu KVKK uyumlu bir işleme süreci için daha kontrollü bir yapı sağlar. Çağrı merkezi görüşmelerinin kayıt altında olması da operasyonel izlenebilirlik sağlar.

Biletora, Türkiye'nin ilk ve tek mobil LCV uygulaması olarak bugün 25 ilde 150'den fazla organizasyon firması tarafından kullanılır. Web, iOS ve Android desteğiyle saha ekipleri etkinlik günü tüm operasyonu telefondan yönetir.