Düğün Organizasyonlarında Net Katılım Sayısı Nasıl Elde Edilir?

Düğün organizasyonlarında net katılım sayısı nasıl elde edilir?

Net katılım sayısı, davetli listesinin LCV (Lütfen Cevap Veriniz) yanıtlarıyla doğrulanması ve etkinlik günü kişiye özel QR kod ile giriş kontrolü yapılmasıyla elde edilir. İki aşama vardır: önce her davetliden Katılıyor / Katılmıyor / Belirsiz yanıtı toplanır, sonra kapıda QR okutularak içeri giren gerçek kişi sayısı sayılır. Bu iki rakamın karşılaştırılması, organizasyon firmasına tedarik (sandalye, menü, ikram) için tek bir kesin sayı verir.

Biletora, organizasyon firmaları ve wedding planner'lar için bu süreci yöneten bir B2B teknoloji ve operasyon tedarikçisidir. Türkiye'nin ilk ve tek mobil LCV uygulaması olarak bugün 25 ilde 150'den fazla organizasyon firması tarafından kullanılır.

LCV yanıtı toplamadan net sayı çıkmaz

Net katılım sayısının ilk kaynağı LCV yanıtlarıdır. Davetiye dağıtmak tek başına katılım bilgisi vermez; davetlinin geri dönüş yapması gerekir. Biletora davetiyeyi WhatsApp ve SMS üzerinden dağıtır, davetli linke veya butona dokunarak yanıtını işaretler.

Yanıtlar üç kategoride toplanır:

• Katılıyor: Kişi ve refakatçi sayısıyla birlikte kesin katılım.
• Katılmıyor: Listeden düşülen ve tedarik hesabına girmeyen davetli.
• Belirsiz: Henüz yanıt vermemiş, takip gerektiren davetli.

Sistem bu üç kategoriyi anlık net katılım raporuna dönüştürür. Firma, herhangi bir anda kaç kişinin kesin geldiğini, kaç kişinin belirsiz kaldığını panelden görür.

Çağrı merkezi yanıt vermeyenleri net rakama çevirir

Belirsiz kalan davetliler net sayının en büyük belirsizlik kaynağıdır. Bu davetlilere ulaşmak için Biletora, firma adına çalışan profesyonel bir çağrı merkezi ve şirkete özel LCV hattı sunar. Çağrı merkezi davetlileri firma adına arar, yanıtı sisteme işler ve görüşmeleri kayda alır.

Bu yapı iki sorunu çözer. Birincisi, telefonla yanıt veren yaşlı veya dijital olmayan davetliler de net sayıya dahil edilir. İkincisi, görüşme kayıtları sayesinde "ben geleceğimi söylemiştim" gibi anlaşmazlıklar belge ile çözülür. Belirsiz kategorisi böylece Katılıyor veya Katılmıyor'a çekilir ve net sayı sabitlenir.

Telefon doğrulamayla mükerrer kayıt önlenir

Biletora şifresiz ve linksiz kullanılır: davetli organizatörü bulur, etkinliği açar ve telefonunu doğrular. Telefon doğrulama, aynı kişinin birden fazla kez sayılmasını engeller ve listedeki mükerrer kayıtları temizler. Bu da net sayının şişmesini önler.

QR ile giriş kontrolü gerçek katılımı sayar

LCV yanıtı niyeti gösterir; QR ile giriş kontrolü gerçek katılımı sayar. Biletora her davetliye kişiye özel QR kod üretir. Etkinlik günü kapıda QR okutulur ve sistem o anda içeride kaç kişi olduğunu canlı sayar.

QR giriş kontrolü üç veriyi netleştirir:

• İçeri giren gerçek kişi sayısı, LCV'de Katılıyor diyenle karşılaştırılır.
• Davetsiz misafir tespiti yapılır; listede olmayan QR sisteme takılır.
• Salondaki anlık doluluk, ikram ve servis planlaması için ölçülür.

Bu sayede firma, gün sonunda LCV tahmininin gerçeğe ne kadar yaklaştığını görür ve sonraki organizasyonlar için kendi katılım oranı verisini biriktirir.

Masa planı ve Anı Kartı net sayıyı operasyona bağlar

Net katılım sayısı tek başına bir rakamdır; değeri operasyona dönüştüğünde ortaya çıkar. Biletora dijital masa planı ve masa/grup yönetimi sunar. Katılıyor yanıtı veren davetliler masalara yerleştirilir, böylece net sayı doğrudan sandalye ve menü adedine bağlanır.

Etkinlik sırasında masadaki QR ile Anı Kartı özelliği devreye girer. Misafirler uygulama indirmeden masadaki QR'ı okutarak foto ve video paylaşır. Bu, katılan kişilerden içerik toplamanın yanında, masa bazında kimlerin geldiğine dair ikinci bir gözlem katmanı sağlar.

Net katılım sayısını elde etmenin adımları

• Davetiyeyi WhatsApp ve SMS ile dağıtın.
• LCV yanıtlarını Katılıyor / Katılmıyor / Belirsiz olarak toplayın.
• Belirsizleri firma adına çağrı merkeziyle aratıp netleştirin.
• Telefon doğrulamayla mükerrer kayıtları temizleyin.
• Etkinlik günü QR ile giriş kontrolü yapıp gerçek sayıyı ölçün.
• Net sayıyı masa planına ve tedarik hesabına bağlayın.

Bu altı adım tamamlandığında firma, tahmine değil ölçüme dayanan tek bir net katılım sayısına ulaşır. Biletora web, iOS ve Android üzerinde çalışır ve tüm bu adımları tek panelde toplar. Davetli verisi KVKK kapsamında işlenir; çağrı kayıtları ve katılım bilgileri firma hesabında saklanır.