Çözümler

Fuar ve Kongre Katılımcı Yönetimini Tek Panelden Yürütün

Kongre katılımcı yönetim sistemi, bir fuarın veya bilimsel kongrenin online kayıttan salon girişine, oturum takibinden katılım raporuna kadar tüm katılımcı operasyonunu tek panelden yürüten yazılımdır. Biletora bir davetiye linki üreticisi değil; kongre ve fuar organizasyonları için LCV (Lütfen Cevap Veriniz) takibi, online kayıt formu, QR ile giriş kontrolü, yaka kartı (badge) üretimi, oturum ve salon takibi, protokol ile konuşmacı yönetimi ve katılım raporlamasını kapsayan uçtan uca bir sistemdir. Platform Web, iOS (App Store) ve Android (Google Play) üzerinde çalışır; tüm katılımcı verileri KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında işlenir.

Fuar ve kongrenizin katılımcı operasyonunu Biletora ile kurun: online kayıt, QR giriş, yaka kartı, oturum takibi ve katılım raporlamasını tek panelden yürütün. Web, iOS ve Android'de başlayın.

1.Türkiye'nin ilk ve tek mobil LCV uygulaması

25ilde aktif kullanım

150+organizasyon firması tercih ediyor

Online kayıt ve katılımcı listesi kongrede nasıl kurulur?

Bir kongre veya fuarda katılımcı operasyonu dağınık e-posta ve Excel listeleriyle değil, tek bir online kayıt akışıyla başlamalıdır. Biletora ile katılımcılar dijital kayıt formunu doldurur; ad, kurum, unvan, oturum tercihi ve varsa akademik bilgiler aynı kayıtta toplanır. Davetli akademisyen, delege ve VIP konuklara LCV (Lütfen Cevap Veriniz) daveti WhatsApp veya SMS ile iletilir, yanıt panele anlık düşer ve kesin katılımcı sayısı program öncesi netleşir. Katılımcıları bildiri sunacaklar, dinleyiciler, sponsor temsilcileri ve basın gibi gruplara ayırır, her gruba ayrı iletişim gönderirsiniz. Böylece organizasyon komitesi kaç kişinin geleceğini, hangi oturuma kaç kişinin kayıt yaptığını önceden görerek salon, ikram ve doküman planlamasını gerçek veriye göre yapar.

QR ile giriş kontrolü ve yaka kartı girişte ne sağlar?

Yüzlerce katılımcının aynı anda giriş yaptığı bir kongrede kayıt masası en büyük darboğazdır. Biletora her katılımcıya benzersiz bir QR kod üretir; bu kod fuar veya kongre girişinde okutulur. QR okutulduğunda katılımcının adı, kurumu ve kayıtlı oturumları ekranda belirir, katılım anlık kaydedilir ve mükerrer giriş engellenir. Kayıt sırasında toplanan bilgiler doğrudan yaka kartına (badge) yansır; ad, unvan ve kurum bilgisiyle kişiye özel badge hazırlanır, katılımcı grubuna göre renk veya etiket ayrımı yapılır. Böylece görevli listede isim aramaz, kuyruk oluşmaz ve akreditasyon saniyeler içinde tamamlanır. Giriş kontrolü telefon veya tabletten yürür; internet kesilse bile kayıtlar senkronize olur ve gün sonunda tam katılım dökümü organizasyon komitesine çıkar.

Oturum, salon ve konuşmacı takibi nasıl yönetilir?

Çok salonlu bir kongrede paralel oturumların katılımını takip etmek elle imkânsıza yakındır. Biletora her oturumu ve salonu ayrı tanımlamanıza olanak verir; katılımcı salon girişinde QR kodunu okutunca hangi oturuma katıldığı kaydedilir. Böylece hangi oturumun kaç kişi çektiğini, hangi salonun dolduğunu ve konuşmacı programının nasıl işlediğini anlık görürsünüz. Konuşmacı ve protokol yönetimi ayrı bir katman olarak çalışır: davetli konuşmacılar, oturum başkanları ve VIP protokol grubu ayrı listede tutulur, oturma düzeni dijital masa planıyla — rakip sistemlerin çoğunda bulunmayan bir özellik — önceden hazırlanır. Kürsü sırası, panel oturumu ve açılış protokolü karışmaz. Oturum bazlı katılım verisi, akademik kongrelerde sertifika ve devam belgesi düzenlemek için de zemin oluşturur.

Katılım raporu, çağrı merkezi ve KVKK uyumu ne getirir?

Kongre sonrası hem organizasyon komitesi hem sponsorlar net bir katılım kaydı bekler. Biletora raporlama panelinde toplam kayıt, gerçek giriş sayısı, oturum bazlı katılım, LCV oranı ve grup dağılımı anlık görüntülenir; bu veriler sponsor raporlarına ve akademik değerlendirmeye doğrudan aktarılır. Yanıt vermeyen davetli akademisyen ve delegeler için firma adına çalışan gerçek insan çağrı merkezi devreye girer: otomatik sesli arama değil, gerçek bir ekip aranmayan katılımcıları telefonla arar, teyit alır ve yanıtı panele işler. Etkinlik sırasında Anı Kartı QR koduyla katılımcılar fotoğraf ve içerik bırakabilir, bu materyal organizasyonun arşivine düşer. Tüm katılımcı ve konuşmacı verileri KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında işlenir ve yalnızca yetkili panel kullanıcılarına gösterilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Kongre katılımcı yönetim sistemi online kayıt formu sunuyor mu?+

Evet. Katılımcılar dijital kayıt formunu doldurur; ad, kurum, unvan ve oturum tercihi aynı kayıtta toplanır. Davetli akademisyen ve delegelere LCV daveti WhatsApp veya SMS ile iletilir, yanıtlar panele anlık düşer ve kesin katılımcı sayısı program öncesi netleşir.

Fuar girişinde QR kontrolü ve yaka kartı nasıl çalışır?+

Her katılımcıya benzersiz QR kod üretilir ve girişte okutulur; katılım anlık kaydedilir, mükerrer giriş engellenir. Kayıt bilgileri doğrudan yaka kartına (badge) yansır; ad, unvan ve kurum bilgisiyle kişiye özel badge hazırlanır ve akreditasyon saniyeler içinde tamamlanır.

Çok salonlu kongrede oturum ve salon katılımı takip edilir mi?+

Evet. Her oturum ve salon ayrı tanımlanır; katılımcı salon girişinde QR okutunca hangi oturuma katıldığı kaydedilir. Hangi oturumun kaç kişi çektiğini ve hangi salonun dolduğunu anlık görürsünüz; oturum bazlı veri sertifika ve devam belgesine zemin oluşturur.

Katılımcı verileri KVKK kapsamında güvende mi?+

Evet. Tüm katılımcı ve konuşmacı verileri KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında işlenir ve yalnızca yetkili panel kullanıcılarına gösterilir. Sistem Web, iOS ve Android üzerinde çalışır.

← Çözümler