Çözümler

Üniversite ve Mezuniyet Töreni Yönetimini Tek Panelden Yürütün

Üniversite ve mezuniyet töreni yönetim yazılımı, fakülte mezuniyetinden akademik açılış ve ödül törenine kadar bir kurumun tüm tören operasyonunu tek panelden yürütür. Biletora yalnızca mezuniyet davetiyesi üreten bir araç değildir; öğrenci ve aile toplu davetini, kontenjan ve koltuk yönetimini, QR ile tören giriş kontrolünü, protokol davetlilerini, firma adına çalışan gerçek insan çağrı merkezini ve WhatsApp/SMS toplu dağıtımını tek sistemde birleştiren bir toren katılım sistemidir. Platform Web, iOS (App Store) ve Android (Google Play) üzerinde çalışır; tüm öğrenci, aile ve protokol verileri KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında işlenir.

Üniversitenizin tören operasyonunu Biletora ile kurun: öğrenci ve aile davetini, kontenjan/koltuk yönetimini, QR giriş kontrolünü ve protokol planlamasını tek panelden yönetin. Web, iOS ve Android'de başlayın.

1.Türkiye'nin ilk ve tek mobil LCV uygulaması

25ilde aktif kullanım

150+organizasyon firması tercih ediyor

Öğrenci ve aile toplu daveti nasıl yönetilir?

Bir fakülte mezuniyetinde yüzlerce mezun ve her mezunun beraberinde gelen ailesi vardır; asıl operasyonel yük bu ikili yapıyı doğru takip etmektir. Biletora ile öğrenci işleri listesini veya mezun kayıtlarını panele toplu yükler, her mezuna bölüm, fakülte ve refakatçi kontenjanı bilgisini aynı kayıtta tutarsınız. Mezun kendi kişisel LCV (Lütfen Cevap Veriniz) linkine yanıt verir, yanında getireceği aile üyesi sayısını girer ve bu bilgi anlık panele düşer. Böylece 800 kişilik bir tören alanında kaç mezunun, kaç refakatçiyle geleceği önceden netleşir. WhatsApp ve SMS toplu dağıtımıyla davet tek seferde ulaşır; her mezun bölüm bazında gruplanır ve rektörlük net katılımcı sayısıyla salon ve ikram planlamasını gerçek veriye göre yapar.

Kontenjan ve koltuk yönetimi tören alanında ne sağlar?

Mezuniyet törenlerinde en sık yaşanan sorun, sınırlı salon kapasitesine karşılık her mezunun birden fazla aile üyesi getirmek istemesidir. Biletora kontenjan yönetimiyle her mezuna tanımlı refakatçi hakkı verir; kontenjan dolduğunda sistem otomatik olarak fazla talebi engeller ve bekleme listesi tutar. Dijital koltuk düzeni modülü — rakip çözümlerin çoğunda bulunmayan bir özellik — tören alanındaki blokları ve sıraları kapasiteleriyle kroki üzerinde kurmanızı sağlar. Protokol için ön sıralar, mezunlar için sahne yakını bloklar, aileler için tribün bölümleri ayrı ayrı tanımlanır. LCV yanıtı 'katılıyorum' olan davetli otomatik olarak ilgili bloğa yerleşir. Böylece kalabalık bir amfi veya stadyum töreninde kimin nerede oturacağı önceden bellidir ve giriş karışıklığı yaşanmaz.

QR ile tören giriş kontrolü kalabalık akışı nasıl çözer?

Bir mezuniyet töreninde mezunlar, aileler ve protokol aynı anda giriş yapar; tek kapıda liste üzerinden isim aramak dakikalarca kuyruk oluşturur. Biletora her davetliye benzersiz bir QR kod üretir; görevli giriş noktasında karekodu okutarak davetliyi saniyeler içinde doğrular, katılımı anlık kaydeder ve listede olmayan kişileri tespit eder. Mezun bloğu, aile tribünü ve protokol girişi ayrı QR akışlarıyla yönetilebilir, böylece her grup kendi kapısından hızla içeri alınır. Giriş kontrolü telefon veya tabletten yürür; internet kesilse bile kayıtlar senkronize olur. Tören sonunda alana kaç kişinin girdiği, hangi bölümün ne kadar dolduğu ve mükerrer giriş denemeleri raporda net görünür. Öğrenci işleri ve güvenlik ekibi aynı canlı veriye bakar.

Protokol davetlileri ve akademik takvim nasıl planlanır?

Üniversite törenlerinde rektör, dekanlar, senato üyeleri, mütevelli heyeti ve davetli akademisyenlerden oluşan protokol sıralaması hassastır; yanlış oturma düzeni kurumsal bir sorun yaratır. Biletora protokol davetlilerini unvan ve kurum bazında gruplara ayırıp ön sıradaki koltuklara tek tek atamanızı sağlar. Yanıt vermeyen protokol davetlilerini firma adına çalışan gerçek insan çağrı merkezi arar; rakiplerdeki otomatik sesli aramanın aksine ekip kurum adına gerçek bir görüşme yürütür ve teyidi panele işler. Akademik takvim yapısıyla bahar dönemi mezuniyetleri, güz açılış törenleri ve ara ödül programları ayrı etkinlik kayıtları olarak tutulur; her fakültenin kendi tören tarihi ve katılım verisi bağımsız görünür. Tüm veriler KVKK kapsamında yalnızca yetkili panel kullanıcılarına gösterilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Mezuniyet töreni yönetimi için Biletora sadece davetiye mi üretir?+

Hayır. Biletora bir mezuniyet davetiyesi aracının ötesinde tam bir tören katılım sistemidir; öğrenci ve aile toplu davetini, kontenjan ve koltuk yönetimini, QR ile giriş kontrolünü, protokol davetlilerini ve gerçek insan çağrı merkezini tek panelde birleştirir. Mezuniyet davetiyesi ayrı bir sayfada ele alınır; bu sayfa kurumsal tören operasyonuna odaklanır.

Her mezunun getireceği aile sayısını kontenjanla sınırlayabilir miyim?+

Evet. Kontenjan yönetimiyle her mezuna tanımlı refakatçi hakkı verirsiniz. Mezun LCV yanıtında yanında getireceği aile üyesi sayısını girer; kontenjan dolduğunda sistem fazla talebi otomatik engeller ve bekleme listesi tutar. Böylece sınırlı salon kapasitesi aşılmaz.

Tören girişinde QR ile giriş kontrolü nasıl çalışır?+

Her davetliye benzersiz bir QR kod üretilir; görevli giriş noktasında karekodu okutarak davetliyi saniyeler içinde doğrular ve katılımı anlık kaydeder. Mezun, aile ve protokol için ayrı QR akışları tanımlanabilir, böylece her grup kendi kapısından hızla alınır ve kuyruk oluşmaz.

Protokol davetlileri ve öğrenci verileri KVKK'ya uygun mu işlenir?+

Evet. Öğrenci, aile ve protokol davetlilerinin tüm kişisel verileri KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında işlenir ve yalnızca yetkili panel kullanıcılarına gösterilir. Sistem Web, iOS ve Android üzerinde çalışır.

← Çözümler